Technologie kann großartig sein und helfen, Projekte oder gar den gesamten Agenturalltag besser zu organisieren und planbar zu machen. Wir haben ja schon beschrieben, wie wir via Ticketsystem die E-Mail entstauben. Technologie kann einem aber auch den letzten Nerv kosten und dazu führen, dass man fast wieder zur Tabellenorganisation und Notizbücher zurückkehrt, um Projekte zu planen. Ein Leidensweg.

Vorneweg: Wir haben es geschafft – glauben wir zumindest: Wir sind angekommen und haben eine Lösung gefunden, wie man den Agenturalltag berechenbar und somit auch planbar machen kann. Ob wir mit Stackfield dauerhaft glücklich werden können… wir halten euch auf dem Laufenden!

Der Weg zu Stackfield hat uns in die Abgründe der Organisations- und Kooperationstools geführt. Wir meinen damit nicht, dass es da durchschnittlich viel Schund auf dem Markt gibt. Der Markt ist halt nur riesig. Und die Sprache, mit der beworben und beschrieben wird ist, nun ja, sehr, sehr, bullshittig. Das war teilweise doch eher anstrengend zu recherchieren und demotivierend, wenn ein weiteres Tool bei uns durchgefallen ist.

Aber vielleicht mussten wir durch den Abgrund gehen, um mehr darüber zu lernen, wie unser Alltag wirklich funktioniert, welche Dinge es wert sind, schriftlich festgehalten zu werden und welche aus Gewohnheit dokumentiert werden aber im Endeffekt gar keinen Sinn ergeben.

mite, Humhub, Trello, Evernote

Wir haben zunächst ein eigenes Zeitmanagement bei uns eingeführt. Die Idee ist so simpel wie logisch: Wir arbeiten für euch. Und alle haben ein Interesse daran, wie lange das a) eventuell dauern wird und b) reell gedauert hat. Es liegt also nichts näher, als aufzuschreiben, wie lang man an welcher Aufgabe gesessen hat.

Wir haben uns also Tools wie toggl oder das vielleicht für andere sehr empfehlenswerte mite angeschaut.

Das Problem: Es ist entweder nur mit Aufwand in die vorhandenen Strukturen integrierbar oder gar nicht. Will heißen: Entweder führe ich neben meinem Kalendar, den To-do-Listen und Schmierzetteln zusätzlich die Tasks, um sie zeitlich messbar zu machen und einzuordnen. Oder ich schreibe mir ein eigenes Tool.

Für das letztere hatten wir keine Zeit und deshalb führte das bei uns dazu, dass wir zeitweise

  • zur internen Kommunikation, Mailvermeidung und Projektabsprache das soziale Intranet Humhub benutzt haben
  • unsere Tasks mit mite aufgeschrieben haben
  • zur Projektorganisation mit unseren Kunden auf Trello zurückgriffen
  • Tasks & Kundenkommunikation via Evernote organisierten.
  • Kurzfristig haben wir auch Duet benutzt, eine selbstgehostete Basecamp-Alternative, die zum Zeitpunkt des Tests aber leider noch zu buggy war.

Das alles gleichzeitig zu fahren war schon anstrengend. Wir hatten zwar minutengenaue Ergebnisse, konnten wirklich alles abbilden. Haben uns damit aber auch ein bisschen erstickt und überreguliert.

Phase 2: Evernote, Trello, mite.

Okay. Das konnte es nicht sein. Vielleicht Humhub rauschmeißen (in Kombi mit den anderen Tools zu latent) und auf Evernote und Trello aufteilen? Für jeden Kunden ein eigenes Notizbuch, da kommt dann alles drunter: To-do-Listen, Dokumente, Gesprächsnotizen, Projektbeschreibungen. Zudem ist die Software gut, schnell & geräteunabhängig. So what? Zeitmanagement wieder über mite? Kundenabstimmungen über Trello?

Das ging. Lief aber unrund: Wir haben in Evernote ein Projekt mit den Unterpunkten A, B und C erstellt. Mussten diese Unterpunkte dann ins Trello für uns und die Kunden übertragen und am Ende in mite für die Zeiterfassung.

Das macht kein Spaß und führt zu fehlerhaften Ergebnissen.

Phase 3: Bitrix24 und Trello

In der dritten Phase haben wir nach Diensten gesucht, die viel von den oben genannten Tools abbilden. Eine zeitlang haben wir deshalb bitrix24 ausprobiert. Das will alles können: Projektmanagement, Zeitmanagement, Taskmanagement – und es hat sogar ein Customer Relationship Managament unter der Haube. Wir haben dem Tool zwei Monate eine Chance gegeben, die es leider nicht nutzen konnte. Zu viel, zu langsam und vor allem: Zu unstrukturiert. Wir merkten jede Sekunde, die wir davor saßen, dass viele Features nur eingebaut worden sind, damit man damit werben und nicht damit man damit logisch arbeiten konnte. Geändert in Phase 3 hat sich indes nicht die Kundenkommunikation und grobe Projektstruktur via Trello.

Phase 4: Stackfield und die Emanzipation von Trello

Unsere Suche erstreckt sich jetzt beinnahe anderthalb Jahre. Und der Gedanke, dass es doch sehr unwahrscheinlich ist, dass wir die einzige Agentur mit unserem Profil sind und es keine gute, keine einfache, keine technologiegestützte Lösung gibt, trieb uns in den Wahnsinn.

Irgendwann bin ich eher aus Zufall auf diesen Artikel in der t3n gestolpert und auf Stackfield gestoßen. Das Tool von oben, mit dem wir glücklich sind.

Stackfield ist, und das soll nicht irgendwie böse klingen, ein aufgebohrtes Trello. Das liegt daran, dass sowohl Trello als auch Stackfield die Kanban-Philosophie verwenden.

Was Stackfield aber richtig gut macht ist

  • das vorhandene Nutzermanagement
  • eine soziale Komponente mit PM’s und öffentlichen Chats mit Slack-Feeling
  • ein Dokumenten-Management-System
  • aufgeräumte und moderne GUI
  • Verschlüsselungsmöglichkeit von Boards und Chats

Bei jedem größeren Projekt geben wir nun einen Gastzugang raus, damit unsere Kunden jederzeit den Status Ihres Projekts abrufen können. Ebenfalls erstellen wir auf Stackfield-Basis einen wöchentlichen E-Mail-Report und zwar händisch, weil das im Endeffekt schneller geht.

Wenn wir an einer Aufgabe arbeiten, dann verschieben wir sie in „In Bearbeitung“. Wenn nicht, schieben wir sie zurück. Das loggt Stackfield. Dadurch bekommen wir genau das richtige Zeitmanagement hin, dass uns zwar nicht auf die Minute genaue Angaben macht, uns dafür aber mehr Zeit lässt, an euren Projekten zu arbeiten. Und genau darauf kommt es doch an.

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